« Nous avons déjà Microsoft Authenticator, pourquoi un gestionnaire de mots de passe ? » C'est une question que nous entendons souvent. La réponse est simple : les deux outils ne font pas le même travail. L'un prouve que c'est bien vous qui vous connectez. L'autre garde les clés de l'entreprise. Utilisés ensemble, ils règlent un problème que beaucoup de dirigeants découvrent trop tard : les accès de l'entreprise sont dispersés sur les téléphones et dans les têtes des salariés.
Deux outils, deux rôles
Microsoft Authenticator : le second facteur
C'est une application gratuite installée sur le téléphone. Au moment de la connexion, elle demande de valider avec un nombre affiché à l'écran, ou donne un code à 6 chiffres. Elle peut aussi porter une clé d'accès, qui remplace le mot de passe. Elle est faite pour une personne et un téléphone.
Depuis l'été 2025, Microsoft Authenticator n'enregistre plus de mots de passe : Microsoft a déplacé cette fonction vers son navigateur Edge. L'application sert désormais uniquement à la double authentification.
Vaultwarden (KeyBox) : le coffre de l'entreprise
Vaultwarden est un gestionnaire de mots de passe compatible avec les applications Bitwarden : extension pour le navigateur, logiciel pour l'ordinateur, application pour le téléphone. Il range les mots de passe, les codes de double authentification et les notes sécurisées de l'entreprise, classés par équipe : direction, comptabilité, commercial, technique. Avec KeyBox, il est installé sur votre serveur ou hébergé par LAN & WAN en France, et les données sont chiffrées sur l'appareil de chaque utilisateur : nous administrons le serveur, mais nous ne pouvons pas lire vos mots de passe.
Le comparatif, du point de vue du dirigeant
| Microsoft Authenticator | Vaultwarden (KeyBox) | |
|---|---|---|
| Son rôle | Prouver que c'est bien vous qui vous connectez | Ranger et partager les accès de l'entreprise |
| À qui il appartient | Au salarié, sur son téléphone | À l'entreprise, sur un serveur |
| Partage dans l'équipe | Impossible : un code, un téléphone | Oui, par équipe, en lecture ou en modification |
| Départ d'un salarié | Les codes des sites externes partent avec son téléphone | Son accès est retiré, les données restent |
| Téléphone perdu ou changé | Dépend de la sauvegarde personnelle du salarié | Le coffre se retrouve tel quel sur le nouvel appareil |
| Niveau de protection | Très élevé pour Microsoft 365 | Élevé, à condition de protéger le coffre lui-même |
| Visibilité pour le dirigeant | Limitée aux comptes Microsoft | Qui a accès à quoi, en un coup d'œil |
| Où sont les données | Sur le téléphone, sauvegarde chez Microsoft ou Apple | Sur votre serveur ou chez LAN & WAN, en France |
Ce que le coffre change concrètement pour vous
Les accès restent dans l'entreprise
Un salarié active la double authentification du portail d'un fournisseur avec Microsoft Authenticator, sur son propre téléphone. Tant qu'il est là, tout va bien. Le jour où il part, change de téléphone ou est absent, plus personne ne peut se connecter. Il faut alors appeler le fournisseur, prouver qui vous êtes, attendre. Avec le coffre, le mot de passe et le code du portail appartiennent à l'entreprise, et toute l'équipe concernée y a accès.
Fini le téléphone qu'on se passe, le tableur et le post-it
« Demande le code à la comptable, c'est sur son téléphone. » Ce genre de phrase disparaît. Les comptes partagés sont rangés dans le coffre, chacun voit ceux de son équipe, et un salarié peut même utiliser un mot de passe sans jamais le voir.
Un départ se gère en quelques minutes
Vous retirez l'accès du salarié au coffre. Le coffre vous montre la liste des comptes partagés auxquels il avait accès : vous savez exactement quels mots de passe changer, sans rien oublier.
Vous savez qui a accès à quoi
Le dirigeant n'a plus besoin de demander « qui a le code de la banque ? ». La réponse est dans le coffre. Et la personne qui connaissait seule un accès important n'est plus un point de blocage pendant ses congés.
Des mots de passe différents partout
Le coffre crée des mots de passe longs et uniques, et les remplit tout seul : personne n'a besoin de les retenir. Le jour où un site se fait voler sa base de mots de passe, seul ce site est concerné.
Là où Microsoft Authenticator garde toute sa place
- Pour le compte Microsoft 365 de chaque salarié. La validation avec un nombre à recopier et les clés d'accès résistent bien mieux aux pages piégées qu'un code recopié.
- Pour protéger le coffre lui-même. L'accès à KeyBox demande sa propre double authentification : elle doit être sur une application séparée, et Microsoft Authenticator fait très bien ce travail.
- Pour les comptes les plus sensibles. Le compte administrateur de Microsoft 365, par exemple : son mot de passe peut être dans le coffre, réservé à la direction, mais son second facteur reste à part, sur Authenticator ou une clé de sécurité.
Vos salariés n'ont pas de téléphone professionnel ?
C'est fréquent dans les petites entreprises : tout le monde a une boîte mail professionnelle, mais pas forcément un téléphone fourni par l'entreprise. Demander à un salarié d'installer une application professionnelle sur son téléphone personnel n'est pas anodin : les outils de travail sont en principe fournis par l'employeur, et le salarié peut refuser. Plusieurs solutions existent.
- Une clé de sécurité. Une petite clé USB ou sans contact, remise au salarié comme un badge. C'est la solution la plus sûre : elle résiste aux pages piégées, ne dépend d'aucun téléphone et reste la propriété de l'entreprise. Elle fonctionne avec Microsoft 365 et avec KeyBox.
- Windows Hello sur le poste de travail. Empreinte, reconnaissance du visage ou code personnel : quand le salarié travaille toujours sur le même ordinateur, le poste devient lui-même le second facteur de son compte Microsoft 365.
- Un petit boîtier qui affiche des codes. Pratique pour un salarié sans smartphone, il sert de second facteur pour Microsoft 365, selon vos licences.
- Le téléphone personnel, avec l'accord du salarié. Microsoft Authenticator ne donne à l'entreprise aucun accès au téléphone : ni photos, ni messages, ni position. Il ne sert qu'au moment de la connexion. Cet usage se prévoit dans la charte informatique, avec une solution de remplacement pour ceux qui refusent.
Ce qu'il faut éviter : prendre la main sur le téléphone personnel d'un salarié avec un outil de gestion des appareils (contrôle à distance, effacement). Là, on touche à sa vie privée. Pour la rédaction de la charte informatique, faites valider vos formulations par votre conseil juridique.
L'organisation que nous recommandons
| Quel accès | Mot de passe | Second facteur |
|---|---|---|
| Compte Microsoft 365 du salarié | Retenu par le salarié | Microsoft Authenticator, clé de sécurité ou Windows Hello |
| Connexion au coffre KeyBox | Retenu par le salarié | Microsoft Authenticator ou clé de sécurité |
| Portails fournisseurs, sites des organismes, services en ligne partagés | Coffre KeyBox | Code rangé dans le coffre |
| Équipements : Wi-Fi, box, copieur, caméras | Coffre KeyBox | Sans objet |
| Administrateur Microsoft 365 | Coffre KeyBox, réservé à la direction | À part : Authenticator ou clé de sécurité |
| Banque | Coffre KeyBox, réservé à la direction | L'application de la banque, comme aujourd'hui |
Résultat : chaque salarié ne retient que deux mots de passe, celui de son compte Microsoft 365 et celui du coffre. Tout le reste appartient à l'entreprise. Pour enregistrer un code dans le coffre, suivez notre tutoriel pas à pas.
Et le coût ?
Microsoft Authenticator est gratuit, et il le reste dans cette organisation. KeyBox est un service : LAN & WAN installe le coffre, crée les équipes et les droits, reprend les mots de passe existants avec chaque utilisateur, sauvegarde le coffre hors du serveur et le maintient à jour. Ce que vous achetez, c'est surtout la tranquillité le jour d'un départ, d'une absence ou d'un téléphone perdu.
Vous voulez savoir où sont les accès de votre entreprise aujourd'hui ? Appelez-nous au 04 93 20 39 86.
Microsoft et Microsoft Authenticator sont des marques du groupe Microsoft. Bitwarden est une marque de Bitwarden, Inc. Vaultwarden est un projet open source indépendant. KeyBox est un service de LAN & WAN, sans lien avec Microsoft ni avec Bitwarden, Inc.